仕事中の私用メールについて

私用メールのやり取りをしている場合、下記のような問題が起こることが予想されます。

・不正に私的利用するため、ウイルス感染のリスクがある。

・個人情報や会社情報の漏えいの恐れがある。

・勤務時間を業務以外に使うことにより生産性が落ちる

・さぼりが横行し、労務管理上の士気が落ちる。

これらを予防するために有効な手段を２つほどご紹介します。

１、社内メールのモニタリング

監視(モニタリング)することは、裁判例でも合法とされています。ただし、就業規則等の社内規定に定める必要がありますし(定め方は下記２参照)、監視行為が無制限に許されるわけではありません。監視する立場でない者や、監視の目的が興味本位で必要以上の閲覧をすれば、プライバシーの侵害にあたると解されています。

２、就業規則に定める

トラブルの防止策としては、就業規則に次のような文言を定めておくと良いでしょう。

「就業時間中の私用メールは全面禁止とする」

「私用メールは業務に差支えない程度で節度をもって行う」

「メールの利用状況は、会社が閲覧することができる」 

また、就業規則に定めておくだけではなく、しっかりと従業員にこれらのルールがあることを周知することが重要です。 

従業員が私用メールを送ることは、単に仕事をさぼっている事だけでは収まらず、会社の情報漏洩など、大きな損害につながる恐れがあります。就業時間中に私的なことに時間を使う従業員が多いようであれば、トラブルが起こる前にメール使用についてのルールを作りましょう。

・最低賃金は毎年変わる

使用者が労働者に対して最低賃金額未満の賃金を支払った場合には、最低賃金額との差額を支払わなくてはなりません。この最低賃金額は毎年10月頃に改定され、労働者全てに対して適用されます。

・最低賃金の算出方法

最低賃金額は時給の額ですので、月給者も日給者も時給に換算します。

１、月給制の場合⇒月給÷１か月の所定労働時間

２、日給制の場合⇒日給÷１日の所定労働時間

・最低賃金の計算に含まれないもの

下記のように支払っている賃金は、最低賃金の計算から除外されます。

つまり、下記の賃金を支給金額から除いて計算した時給額が、最低賃金額を上回ってなければなりません。

１、臨時に支払われる賃金(結婚手当など)

２、１か月を超える期間ごとに支払われる賃金(賞与など)

３、時間外、休日・深夜労働の割増賃金

４、精皆勤手当、通勤手当および家族手当

・H26年度地域別最低賃金は下記の通りです。

(　)　内はH25年度の地域別最低賃金、記載の年月日は発行年月日です。

千葉…798円 (777) 平成26年10月1日

東京 …888円(869) 平成26年10月1日

神奈川…887円 (868) 平成26年10月1日

京都…789円(773) 平成26年10月22日

大阪…838円(819) 平成26年10月5日

兵庫…776円(761) 平成26年10月1日

奈良…724円(710) 平成26年10月3日

福岡…727円(712) 平成26年10月5日

上記以外の都道府県の最低賃金額については、厚生労働省のHPをご覧ください。

「http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/minimumichiran/」

最低賃金法では、地域別最低賃金額以上の賃金額を支払わない場合に罰則(50万円以下の罰金)が定められています。昨年度の最低賃金額ぎりぎりで賃金額を設定している場合は、賃金額の変更が必要不可欠となりますのでご注意ください。

雇止めとは、期間の定めのある労働契約で、期限が到来した際に次の契約更新を行わないことを言います。

更新をしない場合、契約期間が1年未満または更新が2回までの労働契約の場合は、契約期間の満了をもって退職してもらうことができます。

ただし、下記ケースに該当する時は、契約期間が満了する日の30日前までに、その予告をしなければなりません。

・労働契約が3回以上更新されている場合

・1年以下の労働契約が更新または反復更新され、最初に労働契約を締結してから継続して1年を超える場合

・1年を超える契約期間の労働契約を締結している場合

従業員から見て、「雇い続けられるだろう」と期待するに足りる十分な事情がある場合には、会社としては所定の期間が終了したからという理由だけでは契約を終了させることはできないのです。上記のような場合、正社員とほとんど変わらない実態があると判断され、解雇法理が類推適用されることとなります。

有期契約労働者としては、何度も契約を更新されれば、次も更新されるだろうと思い込んでしまいます。契約終了前にいきなり雇い止めを通告されてしまうと、素直に受け入れたくないのが心情でしょう。その場合、労使トラブルに発展する恐れがあります。

こういった状況を防ぐためには、契約の終了前ではなく、更新時に「次回は更新しない可能性がある」ことを伝えておくべきでしょう。

未払い残業代の請求をされた場合

労働基準監督署から過去の未払い残業代を支払えと是正勧告を受けた場合、支払わなければならいけないのはもちろんですが、どのくらい過去にさかのぼるのかと言いますと、「2年」になります。

これは労働基準法上に「残業代に当たる賃金の請求期間は2年間、請求を行わなければ時効で消滅する」旨が明記されているためです。そのため、請求する側は2年分さかのぼって請求できます。

2年と言うと24か月ですので、1か月あたり5万円の未払い残業代が発生していたなら、120万円支払わなければいけません。

未払い残業代を防ぐ手段

従業員が残業を行う際には、従業員から会社に「残業申請書」を提出させ、残業を承認するか否かを決めるなど、残業時間を把握及び管理するように気を付けましょう。 

労働安全衛生法上も労働時間の適切管理を事業主の義務としていますので、「会社が命じている残業ではない、勝手に残業をしているだけだ」という主張は原則として通りません。

残業代を過払いしていた場合

未払いとは逆に、会社が従業員に残業代を余計に支払っていた場合、10年までさかのぼって返還を請求することができます。ただしこの場合、会社側が残業代の計算を間違っていたことが原因でありますし、10年分ともなると、多額のため、従業員の返済能力を考慮した金額で折り合いをつける必要があると思います。

残業代をめぐるトラブルは大きな金銭的ダメージを会社に与えます。「なあなあ」にせずにしっかりと現状把握するとともに、残業そのものをしなくても良い働きかた、時間の使い方等も考えていきましょう。

自己都合や退職勧奨に応じるなどの理由で退職する場合、労働者側から何らかの意思表示をすることになります。例えば自己都合であれば①口頭または②書面（「退職願」や「退職届」）の提出という行為によって意思表示を行いますが、これらの意思表示は撤回できるのでしょうか。

退職することについて合意が「いつ」なされたか、がポイント

労働者側から退職の意思表示をする場合には、次の要素が正しく伝達される必要があります。

l  退職日

l  退職理由

l  当事者双方（会社と本人）の表示および意思表示の方向（だれから誰に向けて意思表示されたか）

退職の申し出をした時点では「労働者が（○○という条件で）退職したいので合意（承諾）してください」と一方的に意思表示をしたにすぎませんので、会社側が合意したことの意思表示をしなければ、原則としてはその意思表示を撤回することができると考えられます。

退職願などの「書面を受け取ったこと」がすなわち「会社側の合意」に当たるかどうかは個別のケースにより異なるでしょう。例えば社長や人事権を与えられている直属の上司が退職願を受け取り、口頭により「わかりました」「合意しました」と言ったならば、もはや撤回はできない可能性が高く、総務担当者が受領しただけの段階であれば「退職について合意がなされた」とはみなされにくいでしょう。

会社側の立場から考えた時、退職する・しないでトラブルになることを防ぐためには、退職の申し出に対して明確に合意や承諾の意思表示を行うことが重要です。